ЭТрН в 2026 году: что такое электронная транспортная накладная и кого она касается

Электронные перевозочные документы постепенно становятся новым стандартом в грузоперевозках. Один из ключевых документов в этом переходе — ЭТрН, электронная транспортная накладная.

Если раньше транспортную накладную оформляли на бумаге, передавали водителю, подписывали на погрузке и разгрузке, а потом возвращали оригиналы в бухгалтерию, то в электронном формате процесс меняется. Документ создается, подписывается и передается между участниками перевозки через цифровую систему. С 1 сентября 2026 года часть перевозочных документов нужно будет оформлять в электронном виде. По информации ФНС, это требование связано с Федеральным законом № 140-ФЗ и касается транспортных накладных, заказов и заявок, поручений экспедитору, экспедиторских и складских расписок, железнодорожных и авиационных грузовых накладных.

В этой статье разберем, что такое ЭТрН, как работает электронный обмен, кого касается переход и почему бизнесу лучше подготовиться заранее.

Что такое ЭТрН простыми словами

ЭТрН — это электронная транспортная накладная. Она нужна для оформления перевозки груза и подтверждает, что груз передали перевозчику, перевезли по согласованным условиям и приняли в пункте назначения.

Если упростить, ЭТрН — это цифровой аналог бумажной транспортной накладной. Но это не просто скан или PDF-файл. Электронная накладная оформляется в установленном формате, подписывается электронной подписью и проходит через участников перевозки по определенной логике. В ЭТрН участвуют разные стороны: грузоотправитель, перевозчик, грузополучатель, а в некоторых схемах — экспедитор. Каждый участник отвечает за свой этап: кто-то оформляет документ, кто-то подтверждает прием груза, кто-то фиксирует приемку.

Главное об ЭТрН

Как работает обмен ЭТрН

Бизнес не отправляет ЭТрН напрямую в государственную систему. Обмен идет через операторов ИС ЭПД — операторов информационных систем электронных перевозочных документов.

Компания работает в сервисе оператора, а оператор передает сведения в ГИС ЭПД — государственную информационную систему электронных перевозочных документов. ФНС отдельно поясняет: самостоятельно подключаться к ГИС ЭПД не нужно, документы передает оператор ИС ЭПД.

Если вы хотите не просто разобраться в схеме, а подготовить компанию к работе с электронными перевозочными документами, можно заранее изучить, как проходит подключение к ЭТрН через сервис оператора ИС ЭПД.

Упрощенно процесс выглядит так:

• Компания оформляет электронную транспортную накладную в сервисе.
• Документ подписывается электронной подписью.
• ЭТрН передается другим участникам перевозки.
• Каждый участник выполняет свое действие: принимает груз, подтверждает приемку, завершает перевозку.
• Оператор ИС ЭПД передает необходимые сведения в ГИС ЭПД.

Минтранс указывает, что обмен электронными перевозочными документами происходит через аккредитованных операторов ИС ЭПД с последующим направлением титулов обмена в ГИС ЭПД.

Кого касается переход на ЭТрН

ЭТрН касается не только транспортных компаний. Если бизнес участвует в перевозке груза, ему нужно разобраться, какую роль он занимает в цепочке. По информации ФНС, обязательный транспортный ЭДО касается участников логистических цепочек, задействованных в перевозке грузов наемным транспортом: отправителей, получателей, перевозчиков и экспедиторов.

На практике это может быть:

• производственная компания, которая отгружает продукцию клиентам;
• дистрибьютор, который отправляет товар по регионам;
• торговая сеть, которая принимает товар на склад;
• транспортная компания, которая выполняет перевозку;
• компания, которая работает через экспедитора;
• бизнес с регулярными перевозками между складами, филиалами или клиентами.

Даже если компания не считает себя перевозчиком, она может быть участником перевозочного процесса. Например, если она отгружает товар, принимает груз или заказывает доставку у подрядчика.

Поэтому главный вопрос для бизнеса звучит так:

“В каких перевозках мы участвуем и какую роль выполняем?”

Подробно роли в ЭТрН лучше разбирать отдельно: грузоотправитель, перевозчик, грузополучатель и экспедитор выполняют разные действия и подписывают разные части документа.

Чем ЭТрН отличается от бумажной транспортной накладной

На первый взгляд кажется, что разница только в формате: раньше была бумага, теперь будет электронный документ. Но на практике меняется не только носитель, а весь процесс.

Главное отличие — прозрачность этапов. Электронная накладная показывает, где находится документ: создан, ожидает действия перевозчика, принят получателем или завершен. Но это работает только тогда, когда процесс настроен заранее: понятны роли, назначены ответственные сотрудники, есть подписи и контрагенты готовы к обмену.

Почему к ЭТрН нужно готовиться заранее

Переход на ЭТрН — это не просто “подключить сервис”. Компании нужно изменить рабочий процесс. В бумажной схеме многое можно было решить вручную: распечатать документ, передать водителю, поставить подпись на складе, потом довезти оригиналы в офис. В электронной схеме каждый этап должен быть выполнен в системе и подписан уполномоченным сотрудником.

Если не подготовиться заранее, могут возникнуть типовые проблемы:

• непонятно, кто создает ЭТрН;
• сотрудники не знают, кто должен подписывать документ;
• у подписанта нет электронной подписи или МЧД;
• контрагент не готов к электронному обмену;
• водитель не понимает, что показывать при проверке;
• данные о водителе, машине и маршруте хранятся отдельно;
• документ не связан с реальным рейсом;
• бухгалтерия не видит, закрыта ли перевозка.

ФНС рекомендует начинать переход с анализа процессов: какие документы использует компания, кто участвует в процессе, с какими контрагентами идет обмен, а затем выбирать сервис, проверять подписи, приглашать контрагентов, обучать персонал и тестировать обмен.

Что нужно для работы с ЭТрН

Минимально компании нужно подготовить несколько вещей.

1. Сервис для обмена ЭТрН

Работа с электронными перевозочными документами идет через сервис оператора ИС ЭПД. По данным ФНС, такой оператор должен быть аккредитован Минтрансом России.

При выборе сервиса важно смотреть не только на сам факт подключения к ЭТрН. Для компаний с регулярными перевозками важно, чтобы электронные документы были связаны с реальными процессами: заявками, рейсами, водителями, транспортом, маршрутами и статусами.

Для регулярных перевозок важно выбрать не просто сервис для выпуска документа, а решение, которое связывает ЭТрН с заявками, рейсами, водителями, транспортом, маршрутами и статусами. Подробнее о внедрении можно посмотреть на странице подключение ЭТрН для транспортных компаний.

2. Электронные подписи

Документы нужно подписывать электронной подписью. Если документ подписывает руководитель или ИП, используется его квалифицированная электронная подпись. Если подписывает сотрудник, потребуется КЭП физлица и машиночитаемая доверенность, которая подтверждает его полномочия.

3. Ответственные сотрудники

Заранее нужно определить, кто в компании:

• создает ЭТрН;
• проверяет данные;
• подписывает документы;
• контролирует статусы;
• работает с контрагентами;
• помогает водителям;
• отвечает за закрытие перевозки.

Если ответственные не назначены, документ может зависать на любом этапе.

4. Готовые контрагенты

ЭТрН проходит через несколько сторон. Если одна компания подключилась, а другая нет, процесс все равно может остановиться.

Поэтому заранее стоит обсудить переход с ключевыми клиентами, перевозчиками, поставщиками и экспедиторами. ФНС отмечает, что транспортный ЭДО можно запустить только при подключении участников логистической цепочки, а большинство операторов ИС ЭПД уже настроили роуминг друг с другом.

5. Тестовые перевозки

Лучше проверить процесс заранее на одном маршруте, одном клиенте или одной партии груза. Так можно увидеть, где возникают ошибки: в данных, подписях, ролях, доступах или взаимодействии с контрагентом.

Частые вопросы об ЭТрН

ЭТрН — это просто скан бумажной накладной?

Нет. ЭТрН — это электронный документ в установленном формате. Он создается, подписывается и передается в электронном виде. Скан бумажной накладной не заменяет полноценный электронный перевозочный документ.

ЭТрН касается только перевозчиков?

Нет. В перевозке участвуют разные стороны: отправитель, перевозчик, получатель, экспедитор. Даже если компания не перевозит груз сама, она может быть участником документооборота — например, как отправитель или получатель.

Нужно ли подключаться напрямую к ГИС ЭПД?

Нет. Компания работает через сервис оператора ИС ЭПД, а оператор передает сведения в ГИС ЭПД.

Можно ли работать с контрагентом, если у него другой оператор?

Да, но это нужно проверить заранее. ФНС указывает, что большинство операторов ИС ЭПД уже настроили роуминг друг с другом, поэтому обмен возможен даже при использовании разных сервисов.

Нужно ли готовить водителей?

Да. Водитель должен понимать, где посмотреть данные по рейсу, что предъявлять при проверке и кому сообщать, если в дороге возникли изменения. Даже если водитель не подписывает документ от лица компании, он остается участником реального процесса перевозки.

Что сделать уже сейчас

Чтобы подготовиться к переходу на ЭТрН, компании стоит начать с простого аудита.

Проверьте:

• какие перевозочные документы вы используете;
• в каких перевозках участвуете;
• кто ваши ключевые контрагенты;
• кто будет создавать и подписывать документы;
• есть ли у подписантов электронные подписи;
• нужны ли сотрудникам МЧД;
• где хранятся данные о водителях, машинах и маршрутах;
• как сейчас контролируется статус перевозки;
• готовы ли контрагенты к электронному обмену.

После этого будет проще выбрать сервис и понять, как встроить ЭТрН в текущую работу компании.

Главное

ЭТрН — это электронная транспортная накладная, которая заменяет бумажный документ в перевозочном процессе. С 1 сентября 2026 года часть перевозочных документов нужно будет оформлять в электронном виде, поэтому бизнесу стоит заранее разобраться в новых правилах.

Переход касается не только транспортных компаний. Если вы отправляете грузы, принимаете товар, заказываете перевозку или работаете через экспедитора, вам нужно понять свою роль в электронном документообороте.

Следующий шаг — определить, кем ваша компания является в конкретной перевозке: грузоотправителем, перевозчиком, грузополучателем или экспедитором. От этого зависит, кто оформляет ЭТрН, кто подписывает документы и кто отвечает за каждый этап перевозки.